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Web系フリーランスになるための情報を発信するブログ

WEB系フリーの面倒な請求書処理等を代行できるオンライン秘書3選!

こんにちは。WEBサイト(ホームページ)のデザイン・開発などを承っている フリーランスWEBエンジニアのソラです。

今日は、フリーランスの面倒な請求書処理等を代行できるオンライン秘書サービスについて調べた内容をまとめてみました。

ちなみにフリーランスを目指す人におすすめのエージェントは以下の記事でまとめています。

フリーランスエンジニアを目指す人におすすめのエージェント12選!

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目次

オンラインアシスタント(秘書)とは?

オンラインアシスタント(秘書)とは、メール対応やスケジュール管理などの秘書業務をはじめ、経理や、人事、その他業務にかかわる雑務など、さまざまな事務をサポートする存在です。
企業の場合は会社の営業時間に束縛されず、フリーランス(個人事業主)であっても頼みたい業務があるときにだけ頼むことができます。

利用したことがない人にとって、初めは何をどう依頼したらいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
オンラインアシスタントサービスで依頼できる業務の種類やメリット・デメリットについて以下で解説します。

オンラインアシスタントにはどんな料金プランがあるのか

まずはサービスの料金プランを各オンラインアシスタントごとに比べてみるのがおすすめです。
料金プランは月額制、定額制、タスク制の3種類あり、多くは月額の定められた時間内で料金を設定をしています。

1ヶ月20~30時間の料金を見るのがコストパフォーマンスを比較したい場合のポイントです。
無料トライアルがあるサービスを利用できるところもあるので、安いところに依頼するのが不安だという方にはおすすめです。

実際の業務に問題なければ、継続した依頼が安心してできると思います。

オンラインアシスタントの対応範囲や得意業務で選ぶ

業務の稼働範囲はオンラインアシスタントのサービスによって異なります。
事前の打ち合わせで相談するなどして、予め依頼したい業務が対応可能であるかどうかはチェックしておきましょう。

また、最初から依頼する業務が明確であれば、それを得意としているオンラインアシスタントを選ぶと安心です。
例えば、WEB系フリーランスの場合、簡単なコーディングも依頼できるオンラインアシスタントがあるので、そういったオンラインアシスタントサービスを利用するのがおすすめです。

オンラインアシスタントの採用基準で選ぶ

予め各オンラインアシスタントサービスの採用基準を確認するのが、経験豊富なオンラインアシスタントに業務を依頼したい方にはおすすめです。
オンラインアシスタントのスキルの高さは、採用倍率によって分かります。

ハイクオリティな仕事に期待ができるのは、選考基準がより高いサービスと言えるでしょう。

オンラインアシスタントが使えるコミュニケーションツールで選ぶ

スムーズなコミュニケーションができるかどうかが、オンラインアシスタントを利用する上で大切なポイントになります。
そのため、自社がすでに使っているコミュニケーションツール(slack、chatwork、LINE WORKSなど)に対応しているかどうか予めチェックしておきましょう

無理なく円滑に活用できるのは、対応範囲が広いオンラインアシスタントサービスです。

WEB系フリーランスにオンラインアシスタント(秘書)をおすすめする理由

WEBフリーランスにオンラインアシスタント(秘書)をおすすめするには以下のような理由があります。

  • 開発やデザインなどクリエイティブに集中できする。
  • 採用やトータルのコストカットが期待できる
  • 業務の効率化が図れる
  • オンラインに特化している(オフライン業務を提供しているサービスもある)

順番に解説していきます。

WEB系フリーランスがオンラインアシスタント(秘書)を利用するメリット

面倒な請求書処理等を代行できコア業務に集中できる

たとえばフリーランスエンジニアの場合、開発などコア業務以外はオンライン秘書に任せることで、自身はコア業務に集中できるようになります。

業務量に応じた人件費の調整が可能になる

フリーランスの場合、スタッフを直接雇っていては人件費が加算でしまうことがあります。その場合、オンラインアシスタントなら、必要なボリュームで依頼し、必要でない時期は契約を解除することができます。

採用コストのカットができる

オンラインアシスタントは採用コストのカットも期待できます。求人募集、書類選考、面接、教育など、金銭的なコストだけではなく、人手や時間面のコストも含まれます。これらのコストをカットしながら、すぐに実務を手伝ってもらうことが可能な点もオンラインアシスタントサービスの大きなメリットと言えます。

スピーディーに業務を依頼できる

忙しいフリーランスにとって、新しく人材を採用する場合、募集をかけてすぐに採用に至らない場合も多く、人材育成にも時間がかかります。オンラインアシスタントはすでにスキルのある人材に業務を依頼することができるので、数日以内に即戦力となってもらうことが可能です。

WEB系フリーランスがオンラインアシスタント(秘書)を利用するデメリット

費用がかかる

オンラインアシスタントは当然費用がかかります。内製化できていた作業を代行することで、そのコストを捻出するための時間がより必要になってしまっては本末転倒です。外注化することで、業務の効率化が図れるか事前に予め把握してから利用するようにしましょう。

オフライン対応が必要な業務は時間と手間がかかる

オンラインだと、郵送するなどせねばならない業務(紙の書類や領収書の整理など)は、依頼するのに手間と時間ががかかってしまいます。
ただ、最近のオンラインアシスタントサービスの中には、実際にオフラインでスタッフが直接オフィスを訪れ、業務をこなすサービスを提供している会社もあります。

スタッフのスキルが事前に判断できない

オンラインではなく実際に秘書を契約する場合には、応募者に対して面接を行い、人となりなど、その人のスキルを対面で確認し、選考したうえで採用します。
ところが、オンラインアシスタントサービスの場合には担当スタッフのスキルが不透明なままスタートすることもありえます。

オンラインアシスタントサービス会社の、スタッフ採用や育成・フォロー体制などを予めチェックして依頼をすることがおすすめです。

コミュニケーション面のコスト

オンラインアシスタントサービスは文字通りオンラインでのコミュニケーションができますが、オンライン上でのやりとりとなるため、意思の疎通がうまくいかない可能性もあります。
そのため、アポイントメントやメール対応を委任する場合には注意が必要です。
コミュニケーション不足による誤解やミスを発生させないためにも、連携の方法に関しては予めしっかりチェックしておきましょう。

オンラインアシスタントを利用する流れ

次に、オンラインアシスタントサービスに申し込みをしてから、実際に利用までの流れを解説していきます。

オンラインアシスタントへの申し込み方法

多くのオンラインアシスタントの申し込みは、各サービスのホームページから申し込みが出来ます。
おすすめのオンラインアシスタントサービス一覧は以下にまとめています。

オンラインアシスタントに申し込む時の注意

問い合わせ時に申し込み内容や何を書いたら良いかわからないという人も多いようです。「○○で困っている」のように曖昧な依頼を出すのではなく、申し込みの際には事前に自社の現状と依頼したい業務内容をできるだけ明確にしておくことが大切になります。

さらに現状、どれぐらいの時間がかかっていて、何人程度のアシスタントに何時間ぐらい作業してもらいたいかを大まかにでも記載しておくと、よりスムーズになります。

オンラインアシスタントサービスの担当者と打ち合わせ

実際にオンラインアシスタントサービスの担当者と打ち合わせえを行い、具体的に提供してもらいたいサービス内容のすり合わせを行います。実際のすり合わせの方法や回数は、それぞれのオンラインアシスタントサービスやプランごとに異なります。担当者と対面ですり合わせを行うケースもあれば、メールのやり取りのみで完了することもあります。

オンラインアシスタントサービスのトライアル

多くの場合、導入してすぐにベストな成果が出るとは限らないので、実際に試してみて微調整する必要があります。オンラインアシスタントサービスの中には無料トライアルができるサービスもあるので、積極的に活用しましょう。
また、コミュニケーションツールも、slackやチャットワークなど基本的に自社で使っているものやこちらの要望に沿ってもらえることが多いです。心配な場合は、申し込み時などに対応可能なミュニケーションツールを予め確認しておくとよいでしょう。

オンラインアシスタントサービスの利用開始

トライアルの後は、本格的にオンラインアシスタントサービスの利用が開始されます。一般的に、こちらから指示書の作成や作業の流れを教えるところから最初はスタートし、徐々に手が離れていく流れが多いです。
実際に依頼する作業内容をまとめておく(資料の草案を作成しておくなど)、とスムーズです。利用していく中で気づいた、細かい要望や変更が必要な場合も、しっかりと対応してくれることが多いので、積極的に相談してみルノがおすすめです。

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