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WEB系フリーランスの節税対策!家賃もパソコンも経費扱いでお得に

今日はWEB系フリーランスの節税対策に役立つ経費扱いにできるものについて調べた内容をまとめました。

確定申告など書類の管理まで手が回らないという方は、最近だとオンラインアシスタントなんかも便利です。
WEB系フリーランスにおすすめのオンラインアシスタントについては以下の記事でまとめています。

https://officeatr.com/blog/online-hisyo/

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WEB系フリーランスが節税対策するメリット・重要性

経費とは、事業を行うにあたっての必要なものを購入した際の費用のことを言います。必要経費という言葉で広く知られているのではないでしょうか。

個人事業主(フリーランス)は確定申告を行うことにより税金を納めることになっています。この税金の計算方法は、総収入から経費や各種控除金額を引いたものが所得になり、この所得に対して課税をすることで計算します。
というわけで、フリーランスは経費をしっかり計算して申請することで節税の対策になります。

例えば、WEB系フリーランスの場合、仕事としてはパソコンや、業務をする上で必要な備品の購入をする必要がでてきます。つまり、事業を営む上では必要なものを揃えるための行為であり、これらにかかる費用は必要経費として扱うことができます。

仮に業務をするための費用として1万円が必要経費がかかった場合、確定申告の際に収入からこの費用を引くことができます。そうするとその分、納めるべき税金額も下げられるのです。
というわけで、個人事業主が取引先へ成果物を納品する上でかかった費用は事業を営む上での必要経費として扱うことがで、結果として節税になるので、フリーランスにとって経費は非常に重要です。

ただし、個人的に購入したものは必要経費として扱うことはできないので注意が必要です。実際にどんなものが経費にできるのか、具体的な例を以下で詳しく解説していきます。

WEB系フリーランスが節税対策できるもの・できないもの

フリーランスの必要経費は確定申告時の際に収入から差し引くことができますが、どんなものでも必要経費扱いにすることはできません。先述した通り、

  • 個人的な支出:経費扱いできない
  • 業務上の支出:経費扱いできる

になります。判断が難しいのは「プライベートを事業、両方を兼ねる支出」が発生している場合です。例えば、WEB系フリーランスの方であれば「ネットの費用」などが該当します。

上記のような支出は、家事按分(かじあんぶん)と言って、事業として使った分を費用として計上する必要があります。
もしあなたが自宅を仕事で利用する事務所と兼用で使っている場合は、

  • 家賃
  • 光熱費
  • 通信費

などは家事按分し、事業に関連する費用のみを経費として計上します。

WEB系フリーランスが節税対策できるものまとめ

難しい話はさておき、実際にどのようなものが経費として考えらのか、一覧でまとめました。

家賃

例えば、自宅をオフィスや事務所として利用している場合には、家賃は経費に該当します。
また、最近ではレンタルオフィスなどのサービスも増えていますが、これらのレンタルオフィスの利用料も対象になります。
業務で車を利用して移動する必要がある場合は、駐車場の契約にかかる料金も家賃として計上が可能です。

一方、自宅をオフィスや事務所代わりにしている場合には、全ての家賃を必要経費として計上することは難しいとされています。業務と私的との利用分を仕分けすべく、家事按分が必要となります。
家賃における家事按分のポイントは、仕事で利用している1日あたりの時間や、業務で利用している自宅の占有面積の割合をもとに、必要経費を割り出すことになります。

水道光熱費

水道代や電気代ガス代もが経費に該当します。

ただ、ガス代や水道代については、算出が難しいこともあり、通常では、電気代のみを計上することが家事按分の対象になるのが一般的です。
家事按分の計算方法としては、使用時間をベースにします。

広告宣伝費

WEB系フリーランスとして仕事をする上では、自身の仕事をアピールするための広告宣伝費が発生します。
名刺を作成した場合、名刺ももちろん広告宣伝費として扱うことができますし、顧客が集うフリーランスの展示会参加費用についても広告宣伝費として計上が可能です。

さらに、季節ごとの挨拶として暑中見舞いや年賀状作成にかかった費用も広告宣伝費として扱うことができます。
これらは業者に発注した場合で、自身で年賀状や暑中見舞いを作成した場合は、広告宣伝費としての計上ではなく、印刷で利用したインク代は消耗品費として、はがき代は通信費として計上することになるのでカテゴリーが違います。

有料のエージェントを利用した場合などは経費の対象になります。WEB系フリーランスにおすすめのエージェントは以下の記事でまとめています。

https://officeatr.com/blog/freelance-engineer-agent/

支払い手数料

WEB系フリーランスが取引先などへ支払いをする際、一般的には銀行など金融機関への支払いになりますが、この支払いの際必要となる手数料は必要経費として計上することができます。

フリーランスの面倒な請求書処理等を代行できるオンライン秘書サービスについては以下の記事でまとめています。

旅費交通費

顧客や取引先への移動でかかった交通費を旅費交通費として計上することが可能です。
電車やバスの場合は利用料金がわかるメモ、タクシーの場合は領収書が必要ですが、最近は電車やバスにICカードが普及したことで、利用明細などのメモが比較的管理しやすくなりました。都度メモを取る必要はありませんが、仕事で使った分だけの費用ですので、利用明細を元に仕分けをするのがおすすめです。

また、車で移動した場合の道路交通料も対象となります。ETCの利用明細や請求明細も保管しておくとともに、領収書や明細については基本的に保存義務期間として7年保管が必要なので注意が必要です。

ちなみに車のローンが審査に通らないフリーランスにおすすめカーリースは以下の記事でまとめています。

https://officeatr.com/blog/free-carleasing/

新聞図書費

仕事で新聞や書籍購入が必要な場、これらを新聞図書費で必要経費を計上できます。(※自宅で利用している新聞購読料は対象外です。)
購入の際には領収書と、利用科目の詳細を明記しておくと、経費の計上処理がしやすくなります。

通信費

通信費は仕事をする上で最も発生する必要経費とされています。

例えば、携帯電話や固定電話の費用をはじめ、インターネットなどの通信でかかるプロバイダー契約料と利用料、レンタルのサーバーやドメイン利用料、クラウド利用料、はがきや手紙を送る際の郵便料金など、ありとあらゆる通信手段において、この通信費として計上をすることになります。

一方で、私的に利用している場合で発生する費用は除外する必要があり、プライベートで電話を利用し、インターネットを利用する場合には、家事按分をする必要があるので、利用の明細はしっかりと管理しておくのがおすすめです。

https://officeatr.com/blog/freelance-server/

接待交際費

取引先との飲食にかかる費用を接待交際費として費用計上することができます。

しかし、この接待交際費が多く計上されてしまうことで、確定申告時の際に税務署から指摘を受けるケースがあります。

この接待交際費の上限がいくらかという定義はないものの、税務署からの指摘を受ける前に、発生した際の詳細情報を記録しておくのがおすすめです。
税務署として私的な飲食代かそうでないかの区分けや、判断が難しいという部分もあるので、必要経費として計上するには発生した日付や時間、場所、および取引先との相手などを管理し、領収書とセットで管理しておくことをお勧めします。

外注工賃

事業の拡大や、業務繁忙の場合には、一部の取引先からの業務依頼を外注する場合もあると思います。

これらの外注でかかった費用については外注工賃という科目で費用計上できますが、こ外注者との間で源泉徴収の方法をあらかじめ決めておき、税込か、税抜きかを明確にし、外注者に料金を支払うことになります。

租税公課

租税公課とは、税金などの公の負担金のことを指します。個人事業主として租税公課を経費扱いできるものは、個人事業税のほか、固定資産税、不動産取得税、自動車税、登録免許税、印紙税にかかる費用などがあります。
固定資産税や不動産取得税、自動車税については、事業用と個人用で併用することもるので、家事按分を忘れないようにします。

給料賃金

従業員に支払う給与です。給与賃金という科目で費用計上をしますが、従業員がいないWEB系のフリーランスの場合には関係のないですね。

諸会費

フリーランスの事業内容によって、その業界団体への加盟のほか、オフィスを構える場所における自治会費などが必要な際は、この諸会費として費用計上をします。

消耗品費

プリンターのインク代を始め、プリンターの用紙代や文房具といった消耗品は、消耗品費として費用計上をします。消耗品として計上できるのは10万円未満のもので、10万円以上は次の減価償却費に該当します。
消耗品費の領収書や納品書といった履歴を残しておくようにしましょう。

減価償却費(パソコンや車など)

減価償却費は、資産価値のあるような耐用年数に応じて分割して申告する経費のことを言います。
例えば、10万円を超えるパソコンや車、デジタルカメラなどは長期間利用するものとして減価償却の対象となります。

パソコンの場合は、耐用年数は4年です。購入価格を年数で割った費用を経費として申告します。
先述した通り10万円未満の場合は、消耗品費として計上することになります。

ちなみにWEB系フリーランスにおすすめのノートパソコンは以下の記事でまとめています。

WEB系フリーランスが節税できる割合

現在の確定申告の仕組みは、収入金額から必要経費を差し引いたものがその年の所得となり、所得に対する税金を納めることになっています。所得が少ない場合は税金も少なくなるので、課税対象額を減らすために「できるだけたくさん経費として計上したい」と考える方もいるかもしれません。

ただし、収入に対して経費が多すぎると税務署からチェックが入るケースがあるので注意が必要です。

では、フリーランスはいくらまで経費にできるのでしょうか?

これは業種や人によって様々なので一概には言えないのです。一般的にフリーランスの場合は経費率がおよそ6割程度を超えてしまうと脱税が疑われ税務調査の対象となる可能性があると言われています。
ちなみにフリーランスエンジニアの経費率は4割〜5割程度が一般的と言われています。

経費率とは「(経費÷収入)×100」という計算式で求められる経費の割合のこと

もしも不正に経費を計上しすぎて税務調査が入った場合、重い追徴課税の納付を求められることもありえます。

正しく経費を計上した結果、高い経費率になってしまっている場合は、仮に一税務調査が入ったとしても確実に証明ができれば問題無いでしょう。正しい経費計上をしているか証明するためにも、領収書をきちんと保管するなどの必要があります。

WEB系フリーランスの節税対策における注意点

領収書は出来るだけ7年間保管

業務上購入した商品などの領収書を7年間保管しておく必要があります。(経費を計上する場合)

確定申告の際に領収書を提出する必要はないのですが、税務調査が入った場合に、正しく経費計上をしていた証明として、領収書やレシートの提出を求められる可能性があるからです。
青色申告をした場合は経費計上した領収書を7年間(白色申告の場合は5年間)保管する義務があるので、しっかりと保管しておきましょう。

独立準備にかかった費用でも節税対策できる

また、これからWEB系フリーランスとしての独立準備を進めているひとは、独立準備中にかかった費用も後から経費になるため、領収書を保管しておくのがおすすめです。
例えば独立準備の為に参加したセミナーやそれにかかった交通費、作成した名刺、サーバー代などは独立準備の為の経費として計上することができます。

プログラミングスクールに通った場合の費用が対象になるかなど予め確認しておくと良いでしょう。
WEB系フリーランスを目指す人におすすめのスクールは以下の記事でまとめています。

https://officeatr.com/blog/webdesigner-school/

まとめ

WEB系フリーランスが節税対策として経費計上できるものはたくさんありますね。
しっかり把握して申告することで、収入に対する課税対象額を減らすことができます。

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この記事を書いた人

WEBデザイナー、エンジニア歴10年
レスポンシブデザイン、カスタムポスト、カスタムフィールドなどを用いたWordpressサイトの構築を得意としています。Elementorを使ったWEBデザインやカスタマイズの技術を初心者にも分かりやすく解説しています。

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